Daftar Isi
Pendahuluan
Surat pemberitahuan kegiatan merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan untuk memberitahukan suatu kegiatan kepada pihak yang berwenang, seperti kepolisian setempat. Surat ini bertujuan untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan, sehingga pihak yang berwenang dapat melakukan koordinasi dan pengaturan keamanan yang diperlukan.
Tujuan Surat
Tujuan dari surat pemberitahuan kegiatan ke Polsek adalah untuk memberikan informasi secara resmi kepada pihak kepolisian mengenai kegiatan yang akan dilakukan. Surat ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa kegiatan tersebut sudah mendapatkan izin dan telah melalui proses koordinasi dengan pihak berwenang.
Isi Surat
Isi surat pemberitahuan kegiatan ke Polsek harus mencakup informasi-informasi penting yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Beberapa informasi yang harus disertakan antara lain:
1. Nama lengkap, alamat, dan kontak person dari pihak yang mengirim surat.
2. Nama dan alamat lengkap Polsek yang dituju.
3. Tanggal dan waktu pelaksanaan kegiatan.
4. Deskripsi singkat mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan.
5. Jumlah peserta yang akan ikut serta dalam kegiatan.
6. Rute atau tempat pelaksanaan kegiatan.
7. Permintaan untuk bantuan pengaturan lalu lintas atau pengamanan kegiatan jika diperlukan.
8. Penutup yang berisi ucapan terima kasih dan harapan agar surat ini dapat diproses dengan segera.
Contoh Surat
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan kegiatan ke Polsek:
Kepada Yth.,
Kapolsek Tanjung Priok
Jl. Raya Pelabuhan No. 25
Jakarta Utara
Dengan hormat,
Kami, Panitia Kegiatan Olahraga Mahasiswa Universitas XYZ, bermaksud untuk melaksanakan kegiatan olahraga berskala nasional dengan tema “Olahraga Untuk Semua” yang akan dilaksanakan pada:
Tanggal: 15 Oktober 2022
Waktu: Pukul 08.00 – 17.00 WIB
Tempat: Stadion Utama XYZ
Acara ini akan diikuti oleh sekitar 5000 peserta dari berbagai perguruan tinggi di seluruh Indonesia. Kegiatan ini bertujuan untuk mempromosikan gaya hidup sehat melalui olahraga serta mempererat tali persaudaraan antar mahasiswa.
Kami juga memohon bantuan dari pihak kepolisian dalam pengaturan lalu lintas dan pengamanan kegiatan agar berjalan dengan lancar dan aman. Kami telah menyusun rencana rute dan perhitungan jumlah personel yang dibutuhkan untuk kegiatan ini.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan. Harapan kami, surat ini dapat diproses dengan segera. Untuk informasi lebih lanjut, kami dapat dihubungi melalui kontak person yang tertera di bawah ini.
Hormat kami,
Panitia Kegiatan Olahraga Mahasiswa Universitas XYZ
Nama: Ahmad Yusuf
Alamat: Jl. Merdeka No. 10, Jakarta Utara
Telepon: 0812-345-6789
Email: [email protected]
Kesimpulan
Surat pemberitahuan kegiatan ke Polsek merupakan langkah yang penting dalam menyampaikan informasi mengenai suatu kegiatan kepada pihak kepolisian. Dalam penulisan surat ini, pastikan informasi yang disampaikan jelas, lengkap, dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Dengan demikian, pihak kepolisian dapat melakukan koordinasi dan pengaturan keamanan yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan tersebut.
