Daftar Isi
Pendahuluan
Surat permohonan keringanan pembayaran adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk meminta keringanan pembayaran kepada pihak yang berwenang. Surat ini dapat diajukan dalam berbagai situasi, seperti keringanan pembayaran pajak, pinjaman, atau biaya pendidikan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh surat permohonan keringanan pembayaran yang dapat Anda gunakan sebagai panduan.
1. Identitas Pemohon
Surat permohonan keringanan pembayaran harus mencakup informasi identitas pemohon. Bagian ini mencakup nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email pemohon. Pastikan untuk menyediakan informasi yang akurat dan terkini.
Contoh:
Perusahaan XYZ
Jl. Contoh No. 123
Tangerang Selatan
Telepon: 08123456789
Email: [email protected]
2. Penerima Surat
Di bagian ini, tuliskan nama dan alamat lengkap pihak yang akan menerima surat permohonan keringanan pembayaran. Pastikan untuk mencantumkan nama departemen atau institusi yang relevan, jika ada.
Contoh:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Bank ABC
Jl. Bank ABC No. 456
Jakarta Selatan
3. Salam Pembuka
Surat permohonan keringanan pembayaran harus dimulai dengan salam pembuka yang sopan. Anda dapat menggunakan salam seperti “Kepada Yth.” atau “Hormat Kami,” diikuti dengan nama penerima surat.
Contoh:
Hormat Kami,
Perusahaan XYZ
4. Pengantar
Di bagian ini, jelaskan alasan Anda mengajukan permohonan keringanan pembayaran. Berikan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang situasi finansial atau keadaan lain yang mempengaruhi kemampuan Anda untuk membayar dalam jumlah penuh.
Contoh:
Kami, Perusahaan XYZ, dengan ini mengajukan permohonan keringanan pembayaran terkait tagihan kami sebesar Rp 10.000.000 kepada Bank ABC. Kami mengalami kesulitan keuangan yang signifikan akibat pandemi COVID-19 yang berdampak pada pendapatan perusahaan kami. Hal ini menyebabkan kami mengalami kesulitan dalam membayar tagihan secara penuh dan tepat waktu.
5. Permohonan Keringanan Pembayaran
Setelah menjelaskan alasan di bagian sebelumnya, sekarang saatnya untuk secara resmi memohon keringanan pembayaran. Jelaskan dengan jelas dan singkat jenis keringanan yang Anda harapkan, misalnya diskon, pembayaran cicilan, atau penundaan pembayaran.
Contoh:
Kami dengan rendah hati memohon kepada Bank ABC untuk memberikan keringanan pembayaran terkait tagihan kami. Kami memohon agar Bank ABC dapat memberikan diskon sebesar 50% atau memberikan kemungkinan pembayaran dalam bentuk cicilan yang dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan kami saat ini. Kami berharap dengan adanya keringanan ini, kami dapat melunasi tagihan kami dan memulihkan kondisi keuangan perusahaan.
6. Justifikasi
Di bagian ini, berikan justifikasi atau alasan mengapa Anda berhak mendapatkan keringanan pembayaran yang Anda ajukan. Misalnya, jika Anda mengajukan permohonan keringanan pembayaran pajak, jelaskan situasi keuangan Anda yang sulit atau keadaan darurat yang mendorong permohonan ini.
Contoh:
Justifikasi kami untuk mengajukan permohonan keringanan pembayaran ini adalah sebagai berikut:
a. Dampak Pandemi COVID-19
Kami mengalami penurunan signifikan dalam pendapatan perusahaan sejak pandemi COVID-19 melanda. Banyak klien kami menghentikan proyek atau mengurangi pesanan mereka, yang mengakibatkan penurunan pendapatan yang drastis. Hal ini membuat kami kesulitan membayar tagihan secara penuh dan tepat waktu.
b. Kondisi Ekonomi yang Sulit
Kondisi ekonomi saat ini yang tidak stabil juga berdampak pada perusahaan kami. Tingkat pengangguran yang tinggi dan kurangnya permintaan pasar membuat kami sulit untuk mendapatkan proyek baru atau meningkatkan pendapatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan keringanan pembayaran untuk dapat terus beroperasi dan mempertahankan pekerjaan karyawan kami.
c. Upaya Penyesuaian dan Pemulihan
Kami telah melakukan berbagai upaya penyesuaian dan pemulihan, termasuk mengurangi biaya operasional dan memperkuat strategi pemasaran. Meskipun demikian, situasi keuangan kami masih belum pulih sepenuhnya. Dengan adanya keringanan pembayaran, kami dapat fokus pada upaya pemulihan dan memastikan kelangsungan perusahaan kami.
7. Bukti Pendukung
Untuk memperkuat permohonan Anda, lampirkan bukti pendukung yang relevan. Ini bisa berupa salinan tagihan, surat keterangan penghasilan, atau dokumen lain yang mendukung klaim Anda. Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas jenis dan tujuan setiap bukti yang dilampirkan.
Contoh:
Sebagai bukti pendukung, kami melampirkan:
a. Laporan Keuangan Terkini
Kami melampirkan laporan keuangan terkini yang menunjukkan penurunan pendapatan kami. Laporan ini memperlihatkan dengan jelas dampak negatif yang kami alami akibat pandemi COVID-19 dan kondisi ekonomi yang sulit.
b. Surat Keterangan Penghasilan
Kami juga melampirkan surat keterangan penghasilan perusahaan yang dikeluarkan oleh akuntan terpercaya. Surat ini menjelaskan bahwa pendapatan kami telah menurun secara signifikan dalam beberapa bulan terakhir dan kami kesulitan membayar tagihan dalam jumlah penuh.
c. Dokumen-dokumen Pendukung Lainnya
Kami juga melampirkan dokumen-dokumen lain yang mendukung klaim kami, seperti bukti pengurangan biaya operasional, surat pernyataan dari klien yang menghentikan proyek, atau surat dukungan dari asosiasi bisnis setempat yang menyadari situasi sulit yang kami hadapi.
8. Penutup
Di bagian penutup, sertakan kalimat penutup yang sopan seperti “Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan pertimbangan yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.” Setelah itu, tandatangani surat dengan nama lengkap dan tanda tangan Anda.
Contoh:
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan yang Bapak/Ibu berikan. Harapan kami, Bank ABC dapat memberikan keringanan pembayaran yang kami ajukan. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi tambahan, kami siap untuk memberikannya. Kami harap dapat menjalin kerja sama yang baik dengan Bank ABC. Terima kasih.
Hormat Kami,
Perusahaan XYZ
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
9. Kontak
Pastikan untuk mencantumkan kontak Anda di akhir surat, seperti alamat email dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Ini akan memudahkan pihak yang berwenang untuk menghubungi Anda jika mereka membutuhkan informasi tambahan atau memberikan tang
Pastikan untuk mencantumkan kontak Anda di akhir surat, seperti alamat email dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Ini akan memudahkan pihak yang berwenang untuk menghubungi Anda jika mereka membutuhkan informasi tambahan atau memberikan tanggapan terhadap permohonan Anda.
Contoh:
Jika ada informasi tambahan yang diperlukan atau jika terdapat pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui:
Email: [email protected]
Telepon: 08123456789
Kami siap untuk memberikan informasi tambahan yang diperlukan dan berkoordinasi dengan Bank ABC dalam rangka penyelesaian tagihan kami.
Kesimpulan
Surat permohonan keringanan pembayaran merupakan alat yang efektif untuk meminta bantuan keuangan dalam situasi yang sulit. Dalam surat ini, penting untuk menjelaskan dengan jelas dan ringkas alasan mengapa Anda membutuhkan keringanan pembayaran dan memberikan justifikasi yang kuat. Jangan lupa untuk melampirkan bukti pendukung yang relevan dan menyertakan informasi kontak yang dapat dihubungi. Dengan mengikuti contoh surat permohonan keringanan pembayaran di atas, Anda dapat membuat surat yang efektif dan memperoleh keringanan yang Anda butuhkan.
