Daftar Isi
Apa itu Surat Transmittal?
Surat transmittal adalah jenis surat yang digunakan untuk mengirimkan atau mengantar dokumen atau barang dari satu pihak ke pihak lain. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa suatu dokumen telah dikirimkan, dan biasanya berisi informasi tentang pengirim, penerima, dan isi dari dokumen yang dikirimkan.
Struktur Surat Transmittal
Surat transmittal biasanya terdiri dari beberapa bagian yang penting. Berikut adalah struktur umum dari surat transmittal:
1. Heading
Bagian ini berisi informasi tentang perusahaan atau organisasi pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Tanggal
Tanggal penulisan surat transmittal ini penting untuk menunjukkan kapan dokumen dikirimkan atau diserahkan.
3. Penerima
Bagian ini berisi informasi tentang penerima dokumen, seperti nama perusahaan atau individu, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
4. Subjek
Subjek surat transmittal ini menjelaskan tentang isi dokumen yang dikirimkan. Subjek harus jelas dan singkat agar mudah dipahami oleh penerima.
5. Salam Pembuka
Bagian ini berisi salam pembuka yang disesuaikan dengan situasi dan hubungan antara pengirim dan penerima.
6. Isi Surat
Bagian ini adalah inti dari surat transmittal. Di sini, pengirim dapat menjelaskan lebih lanjut tentang dokumen yang dikirimkan, tujuan pengiriman, dan informasi penting lainnya yang relevan.
7. Tindakan Selanjutnya
Bagian ini berisi tentang tindakan apa yang diharapkan dari penerima setelah menerima dokumen. Misalnya, penerima diminta untuk mengkonfirmasi penerimaan dokumen atau melakukan tindakan tertentu berdasarkan isi dokumen tersebut.
8. Penutup
Bagian penutup surat transmittal ini berfungsi untuk mengakhiri surat dengan sopan. Pengirim dapat menyertakan salam penutup dan tanda tangan.
9. Lampiran
Jika ada lampiran yang dikirimkan bersama dengan surat, lampiran tersebut harus dijelaskan secara singkat di akhir surat transmittal.
Contoh Surat Transmittal
Berikut adalah contoh surat transmittal yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
[Nama Perusahaan atau Organisasi Pengirim]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
[Nama Perusahaan atau Individu Penerima]
[Alamat Penerima]
[Nomor Telepon Penerima]
[Subjek]
[Salam Pembuka]
[Isi Surat]
[Tindakan Selanjutnya]
[Penutup]
[Lampiran]
Kesimpulan
Surat transmittal adalah surat yang digunakan untuk mengirimkan dokumen atau barang dari satu pihak ke pihak lain. Struktur surat transmittal terdiri dari heading, tanggal, penerima, subjek, salam pembuka, isi surat, tindakan selanjutnya, penutup, dan lampiran. Dengan menggunakan contoh surat transmittal di atas, Anda dapat membuat surat transmittal yang efektif dan profesional.
